Grape（並行稼働システム）
個人情報保護・情報セキュリティへの取り組み
１．はじめに
株式会社ネスペでは、お客様からお預かりする個人情報を重要な資産と考え、個人情報保護法および社内規程に基づき、適切な管理・運用を行っています。
Grapeでは、電話通知・通話・解錠機能の提供に伴い、住人様の電話番号を取り扱います。
本資料では、Grapeにおける個人情報の取扱いおよび情報セキュリティ対策についてご説明いたします。
２．Grapeの仕組み
Grapeは、マンションのエントランスに設置したタブレットを利用した受付システムです。来訪者がエントランスに設置されたGrape端末で訪問先の部屋番号を入力し、呼出しを行うと、住人様へ通知を行います。
通知方法は以下の2種類です。
・アプリ利用
住人様のGrapeアプリへ通知します。
アプリ上から来訪者との通話およびエントランスの解錠を行うことができます。
・電話利用
事前に登録された住人様の電話番号へ着信し、来訪者と住人様が通話を行うことができます。また、電話操作によりエントランスの解錠を行うことも可能です。なお、電話番号は通知・通話・解錠機能を提供する目的でのみ利用し、それ以外の目的では利用いたしません。
３. 取得する個人情報および利用目的
Grapeでは、電話による通知・通話・解錠機能を提供するため、住人様の電話番号を取得・登録します。
【利用目的】
- 来訪者からの呼出通知
- 電話による通話機能の提供
- 電話操作によるエントランス解錠機能の提供
- サービス提供に必要なご連絡およびお問い合わせ対応
※取得した個人情報は、あらかじめご同意いただいた利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用は行いません。
４．個人情報の管理
取得した個人情報は、自社管理サーバーにて適切に管理しています。
個人情報へのアクセスは、業務上必要な担当者のみに限定し、アクセス権限を適切に管理しています。
また、アクセスログの取得・管理、定期的なバックアップを実施し、個人情報の安全性および可用性の確保に努めています。
５．情報セキュリティ対策
お客様の情報を安全に管理するため、以下の対策を実施しています。
【システム・インフラ対策】
- 通信の暗号化（SSL/TLS）
- 自社開発・自社運用による適切なシステム管理
- 自社管理サーバーによる運用
- 不正アクセス対策
- 定期的なセキュリティアップデート
- データの定期バックアップ
【アクセス・運用管理】
- VPNによる管理画面へのアクセス制御
- ユーザーごとのアクセス権限管理
- アクセスログの取得・管理
- 管理画面へのアクセスは、弊社SEが設定・管理したVPN接続環境からのみ可能
６．個人情報保護体制
継続的な情報セキュリティ向上のため、以下の取り組みを実施しています。
- プライバシーマークの取得・運用
- 個人情報保護管理規程および情報セキュリティ管理規程の整備
- 全従業員との機密保持誓約書（NDA）の締結
- 全従業員を対象とした個人情報保護・情報セキュリティ教育の定期実施（年1回以上）
- 定期的な内部監査の実施
７．障害・事故発生時の対応
万が一、情報漏えいやシステム障害等が発生した場合には、社内規程に基づき、原因調査、影響範囲の確認、復旧対応を速やかに実施するとともに、必要に応じてお客様へのご報告および関係機関への届出を行い、再発防止策を講じます。
８．継続的な改善
株式会社ネスペでは、情報セキュリティおよび個人情報保護に関する運用状況を定期的に見直し、法令や社会環境の変化に応じて継続的な改善に取り組んでいます。
９．お問い合わせ
個人情報の取扱いおよび情報セキュリティに関するご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
【お問い合わせ窓口】
株式会社ネスペ
代表取締役 木村 有一
メールアドレス：info@nespe.com